Datenschutzerklärung

1. Personenbezogene Daten

Wir, die heyqq GmbH, erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur mit Ihrer Einwilligung bzw. Auftragserteilung zu den mit Ihnen vereinbarten Zwecken oder wenn eine sonstige rechtliche Grundlage im Einklang mit der DSGVO vorliegt; dies unter Einhaltung der datenschutz- und zivilrechtlichen Bestimmungen.

Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben, die für die Durchführung und Abwicklung unserer Dienstleistungen erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse enthalten, beispielsweise Name, Anschrift, Emailadresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer, Videoaufzeichnungen, Fotos, Stimmaufnahmen von Personen sowie biometrische Daten wie etwa Fingerabdrücke. Auch sensible Daten, wie Gesundheitsdaten oder Daten im Zusammenhang mit einem Strafverfahren können mitumfasst sein.

1.1 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Durchführung des Miet-Checks und Bearbeitung Ihrer Anfrage (Prüfung Ihres Mietzinses anhand Ihrer Angaben und Dokumente): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).
• Abschluss und Erfüllung des Prozesskostenfinanzierungsvertrages einschließlich der Weitergabe Ihrer Daten an den von uns beauftragten Rechtsanwalt sowie an Schlichtungsstellen, Gerichte und Behörden: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Kommunikation mit Ihnen (Bestätigungs-, Status- und Erinnerungsnachrichten zu Ihrer Anfrage): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Technischer Betrieb und Sicherheit der Website (Hosting, Server-Log-Files, Fehlererkennung ohne Sitzungsaufzeichnung): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb).
• Analyse und Marketing (Analyse-Cookies wie PostHog und Sentry Session Replay, Marketing-Cookies wie Google Ads, Meta Pixel, TikTok Pixel und LinkedIn): Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über das Cookie-Banner, jederzeit widerrufbar über die Cookie-Einstellungen).
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (insbesondere steuer- und unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Geltendmachung, Ausübung und Abwehr von Rechtsansprüchen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

2. Auskunft und Löschung

Als Kundin oder Kunde bzw. generell als Betroffene Person haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Datenübertragung, Widerspruch, Einschränkung der Bearbeitung sowie Sperrung oder Löschung unrichtiger bzw. unzulässig verarbeiteter Daten. Insoweit sich Änderungen Ihrer persönlichen Daten ergeben, ersuchen wir um entsprechende Mitteilung.

Sie haben jederzeit das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen. Ihre Anfrage auf Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch und/oder Datenübertragung, im letztgenannten Fall, sofern damit nicht ein unverhältnismäßiger Aufwand verursacht wird, kann an die in Punkt 10. dieser Erklärung angeführte Anschrift der heyqq GmbH gerichtet werden.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in einer anderen Weise verletzt worden sind, besteht die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich zuständig ist hierfür die Datenschutzbehörde.

3. Datensicherheit

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen. Diese Vorkehrungen betreffen insbesondere den Schutz vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder auch zufälligem Zugriff, Verarbeitung, Verlust, Verwendung und Manipulation.

Ungeachtet der Bemühungen der Einhaltung eines stets angemessen hohen Standes der Sorgfaltsanforderungen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Informationen, die Sie uns über das Internet bekannt geben, von anderen Personen eingesehen und genutzt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir daher keine wie immer geartete Haftung für die Offenlegung von Informationen aufgrund nicht von uns verursachter Fehler bei der Datenübertragung und/oder unautorisiertem Zugriff durch Dritte übernehmen (zB Hackangriff auf Email-Account bzw. Telefon, Abfangen von Faxen).

4. Verwendung der Daten

Wir werden die uns zur Verfügung gestellten Daten nicht für andere Zwecke als die durch den Prozesskostenfinanzierungsvertrag, die Durchführung des Miet-Checks (Prüfung Ihres Mietzinses) oder durch Ihre Einwilligung oder sonst durch eine Bestimmung im Einklang mit der DSGVO gedeckten Zwecken verarbeiten. Ausgenommen hiervon ist die Nutzung für statistische Zwecke, sofern die zur Verfügung gestellten Daten anonymisiert wurden.

5. Übermittlung von Daten an Dritte

Wir sind als Prozesskostenfinanzierer tätig. Zur Prüfung und Durchsetzung Ihrer Ansprüche ist es erforderlich, Ihre Daten (insbesondere Ihre Kontaktdaten, Angaben zur Wohnung und zum Mietverhältnis sowie hochgeladene Dokumente wie den Mietvertrag) an den von uns beauftragten Rechtsanwalt weiterzugeben, der die rechtliche Prüfung und Vertretung übernimmt. Darüber hinaus kann eine Weitergabe an weitere Empfänger erforderlich sein, insbesondere an die zuständige Schlichtungsstelle, Gerichte oder Behörden, an die Gegenseite (Vermieterseite bzw. deren Hausverwaltung oder Rechtsvertretung) sowie an Dienstleister, derer wir uns bedienen (Auftragsverarbeiter, siehe Punkt 8. und 9. dieser Erklärung). Eine Weiterleitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der DSGVO, insbesondere zur Erfüllung des Prozesskostenfinanzierungsvertrages bzw. zur Durchführung des von Ihnen beauftragten Miet-Checks oder aufgrund Ihrer vorherigen Einwilligung.

Der von uns beauftragte Rechtsanwalt ist datenschutzrechtlich eigenständig Verantwortlicher für die Verarbeitung im Rahmen seines Mandats und unterliegt der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Weiters informieren wir Sie darüber, dass im Rahmen der Fallprüfung und Fallbearbeitung regelmäßig auch sachverhalts- und fallbezogene Informationen von dritten Stellen bezogen oder an diese übermittelt werden. Zur Unterstützung der Prüfung können übermittelte Dokumente und Angaben auch automatisiert mithilfe Künstlicher Intelligenz analysiert werden (siehe dazu den Abschnitt zur Verarbeitung mittels Künstlicher Intelligenz weiter unten).

Manche der oben genannten Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten befinden sich außerhalb Ihres Landes oder verarbeiten dort Ihre personenbezogenen Daten. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern entspricht unter Umständen nicht dem Österreichs. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten jedoch nur in Länder, für welche die EU-Kommission entschieden hat, dass sie über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen (im Fall der USA insbesondere auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, sofern der jeweilige Empfänger danach zertifiziert ist), oder wir setzen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau haben. Dazu schließen wir insbesondere die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 ab.

Verarbeitung mittels Künstlicher Intelligenz (LLM)

Zur Unterstützung interner Analyse-, Prüf- und Bearbeitungsprozesse können bestimmte Daten auch automatisiert mithilfe eines Large Language Models (LLM) verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern eines Cloud-Dienstleisters innerhalb der Europäischen Union, konkret in der Region Sweden Central (Schweden) auf Infrastruktur von Microsoft Azure.

Soweit dies für den jeweiligen Zweck möglich ist, werden die Daten vor der Verarbeitung durch das LLM anonymisiert oder pseudonymisiert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; die Ergebnisse dienen ausschließlich der Unterstützung und werden stets durch Menschen kontrolliert.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken und nicht zur eigenständigen Nutzung oder zum Training von Modellen durch den Dienstleister. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Miet-Checks bzw. Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Fallprüfung).

6. Bekanntgabe von Datenpannen

Wir sind bemüht sicherzustellen, dass Datenpannen frühzeitig erkannt und gegebenenfalls unverzüglich Ihnen bzw der zuständigen Aufsichtsbehörde unter Einbezug der jeweiligen Datenkategorien, die betroffen sind, gemeldet werden.

7. Aufbewahrung der Daten

Wir werden Daten nicht länger aufbewahren als dies zur Erfüllung unserer vertraglichen bzw gesetzlichen Verpflichtungen und zur Abwehr allfälliger Haftungsansprüche erforderlich ist. Im Einzelnen gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

• Anfrage- und Formulardaten ohne Vertragsabschluss (Miet-Check-Anfragen, die nicht zu einem Prozesskostenfinanzierungsvertrag führen, einschließlich hochgeladener Dokumente): Löschung spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt mit Ihnen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Daten bei abgeschlossenem Vertrag: Aufbewahrung für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen, in der Regel 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens.
• Buchhaltungs- und steuerrelevante Unterlagen: 7 Jahre gemäß § 132 BAO bzw. § 212 UGB.
• Cookie-Einwilligung: 12 Monate (siehe Punkt 8.).

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Unabhängig davon können Sie jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen (siehe Punkt 2.).

8. Cookies und Consent-Management

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um diese Website bereitzustellen, ihre Nutzung zu analysieren und Marketingmaßnahmen auszuwerten. Die Verarbeitung erfolgt nach Ihrer Einwilligung beziehungsweise, soweit technisch zwingend erforderlich, auf Basis berechtigter Interessen.

8.1 Cookie-Kategorien

• Essentielle Cookies: Technisch erforderlich, um die Website korrekt anzuzeigen und grundlegende Funktionen bereitzustellen. Sie werden ohne Einwilligung eingesetzt.
• Analyse-Cookies: Liefern statistische Informationen über das Nutzerverhalten und werden nur mit Zustimmung gesetzt.
• Marketing-Cookies: Ermöglichen die Auswertung von Werbekampagnen und die Zuordnung von Conversions. Sie werden nur mit Zustimmung gesetzt.

8.2 Einwilligung und Verwaltung der Einstellungen

Beim ersten Besuch wird ein Cookie-Banner angezeigt. Nutzer können alle Cookies akzeptieren, alle ablehnen oder eine individuelle Auswahl treffen. Die gewählten Einstellungen werden im Cookie cookie_consent gespeichert und für zwölf Monate aufbewahrt.

Die Einstellungen können jederzeit über den Link Cookie-Einstellungen aufgerufen und geändert werden. Vor einer Einwilligung werden Marketing- und Analyse-Technologien nicht aktiviert.

8.3 Eingesetzte Dienste und Cookies

8.4 Erhobene Daten

8.5 Speicherdauer

• PostHog: konfigurierbar im Dashboard.
• Google Ads: standardmäßig ca. 540 Tage für Conversion-Daten.
• Meta: bis zu 180 Tage.
• TikTok: bis zu 13 Monate.
• Formulardaten in der Datenbank: entsprechend den in Punkt 7. genannten Aufbewahrungsfristen (ohne Vertragsabschluss spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt) oder bis zur früheren Löschung auf Ihren Wunsch.
• Cookie-Einstellungen: zwölf Monate im Cookie cookie_consent.

8.6 Rechte der Nutzer

Nutzer können jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (insbesondere gegen Marketing) verlangen. Die Änderung der Cookie-Einstellungen ist jederzeit über den Link Cookie-Einstellungen möglich. Anfragen können über die Kontaktdaten in dieser Datenschutzerklärung gestellt werden.

8.7 Technische Umsetzung des Consent-Managements

Vor der Einwilligung werden Marketing-Technologien nicht geladen. Nach Zustimmung aktivieren wir Analyse-Tracking über PostHog und Marketing-Tracking wie Google Ads, Meta Pixel, TikTok Pixel und LinkedIn. Die Sitzungswiedergabe (Session Replay) von Sentry wird ebenfalls erst nach Einwilligung in Analyse-Cookies aktiviert. Die technische Fehlererkennung von Sentry läuft ohne Sitzungsaufzeichnung auf Basis unseres berechtigten Interesses an einem stabilen und sicheren Betrieb. Bei Ablehnung werden keine entsprechenden Cookies gesetzt und kein Tracking sowie keine Sitzungswiedergabe ausgelöst.

9. Server-Log-Files

Zur Optimierung dieser Website in Bezug auf die System-Performance, Benutzerfreundlichkeit und Bereitstellung von nützlichen Informationen über unsere Dienstleistungen erhebt und speichert der Provider der Website automatisch Informationen in so genannten Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Davon umfasst sind Ihre Internet-Protokoll Adresse (IP-Adresse), Browser und Spracheinstellung, Betriebssystem, Referrer URL, Ihr Internet Service Provider und Datum/Uhrzeit.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit personenbezogenen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Das Hosting der Website erfolgt bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Hetzner stellt die technische Infrastruktur, Serverhosting und den Datenbankbetrieb zur Verfügung und trägt zur Sicherheit und Stabilität der Website bei. Dabei werden technische Serverdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Dateien, Browserinformationen und Protokolldaten verarbeitet, die für den stabilen und sicheren Betrieb erforderlich sind. Die Speicherung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland oder innerhalb der EU. Hetzner handelt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung und verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke.

10. Unsere Kontaktdaten

Der Schutz Ihrer Daten ist uns besonders wichtig. Wir sind für Sie unter den unten angeführten Kontaktdaten jederzeit für Ihre Fragen oder Ihren Widerruf erreichbar.

heyqq GmbH, Wasagasse 23/22, 1090 Wien, info@altbaumiete.at

Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei der heyqq GmbH als verantwortlicher Stelle oder direkt bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt.

11. Änderungsvorbehalt

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, falls sich Rechtslage, verwendete Dienste oder technische Abläufe ändern. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf dieser Website.